- О клиенте
Образовательная организация с бессрочной государственной лицензией и аккредитацией, предлагающая дистанционные программы высшего и среднего профессионального образования.
- Отдел по работе с абитуриентами — 8 менеджеров-кураторов, которые вели учёт обращений в Excel и общей электронной почте.
- Собственный сайт-витрина с перечнем направлений (бакалавриат, магистратура, колледж) и формами заявок, но без связи с учётными системами — лиды обрабатывались вручную.
- Абитуриентам предлагалось более 20 программ: от информационных технологий и строительства до экономики и дизайна.
2. Задача клиента
Процесс набора и сопровождения абитуриентов был фрагментирован, а часть обращений терялась. Основные проблемы:
Формулировка задачи: Разработать современный сайт на Тильде, интегрированный с CRM. Выстроить сквозную воронку лидов и сделок, автоматизировать фиксацию заявок и дать менеджерам-кураторам инструмент для полного цикла ведения — от первого контакта до выдачи диплома.
- Заявки с сайта приходили на почту и не имели автоматической привязки к карточке клиента — менеджеры переписывали данные в таблицы, допуская ошибки и задержки.
- Кураторы не видели целостной истории: какие программы предлагались, на каком этапе решение абитуриента, какие документы загружены.
- Отсутствовала воронка: руководитель не мог оценить, сколько заявок доходит до зачисления
- После оплаты договора студент «исчезал» из поля зрения куратора до самого выпуска — сопровождение было формальным.
Формулировка задачи: Разработать современный сайт на Тильде, интегрированный с CRM. Выстроить сквозную воронку лидов и сделок, автоматизировать фиксацию заявок и дать менеджерам-кураторам инструмент для полного цикла ведения — от первого контакта до выдачи диплома.
3. Что сделали
- Провели аудит текущих процессов приёма и разработали целевую схему: вместе с кураторами и руководителем определили этапы воронки, поля для сбора данных об абитуриентах и сценарии коммуникаций.
- Создали и запустили сайт на Тильде: реализовали структурированный каталог программ (бакалавриат, магистратура, колледж) с адаптивным дизайном и удобными формами заявки на консультацию и поступление.
- Развернули коробочный Битрикс24 и интегрировали его с сайтом через вебхуки: каждая заполненная форма мгновенно создаёт лид в CRM с информацией о выбранном направлении, источнике и контактных данных.
- Выстроили воронку лидов и сделок: лид охватывает этапы до зачисления — обработка заявки, консультация, подбор программы, расчёт стоимости, выставление договора, оплата; после зачисления автоматически формируется сделка с этапами сопровождения — старт обучения, промежуточные аттестации, итоговая защита, выдача диплома.
- Настроили карточку абитуриента, в которой собирается полная история: все контакты, запрошенные документы, сканы дипломов о предыдущем образовании, платёжные поручения, статусы воронки. Куратор видит весь путь в одном окне.
- Автоматизировали задачи для кураторов: при переходе на определённый этап система создаёт задачу с дедлайном — например, напомнить о необходимости прислать документы, поздравить с успешной сдачей сессии, пригласить на следующий курс.
- Интегрировали телефонию и почту: звонки и переписка фиксируются в таймлайне клиента, новые входящие обращения создают лиды, а руководитель может контролировать качество обработки.
- Провели обучение команды: очные тренинги для кураторов, запись видеоинструкций и передача регламентов работы в CRM.
4. Результаты
- Время обработки входящей заявки сократилось с 1,5–2 часов до 5–7 минут — лид создаётся автоматически и сразу попадает к ответственному куратору.
- Конверсия из заявки в зачисление выросла на 30% за счёт быстрой реакции, персонализированного подбора программы и контроля каждого касания.
- Потери обращений полностью исключены: все заявки с сайта, звонков и почты фиксируются в CRM и не могут остаться без внимания.
- Прозрачное сопровождение на протяжении всего обучения повысило удовлетворённость студентов: доля рекомендующих вуз и возвращающихся на новые ступени выросла на 25%.
- Руководитель видит полную картину набора