Как оцифровали тендерные заявки и автоматизировали согласования — скорость подготовки КП выросла в 2 раза
О клиенте
Производственно-строительная компания, постоянный участник государственных и коммерческих тендеров:
Тендерный отдел из 12 менеджеров, которые вели учёт в разрозненных файлах, общей почте и чатах.
Ежемесячно обрабатывали до 50–70 процедур разного масштаба.
Заявки поступали с десятка электронных площадок и по прямым запросам заказчиков.
2. Задача клиента
Тендерная работа напоминала хаотичный поток писем и таблиц, что регулярно приводило к срыву сроков.
Основные проблемы:
Поступающие процедуры дублировались, терялись в переписке, не собирались в одном месте — менеджеры тратили время на поиск и уточнение статусов.
Подготовка коммерческого предложения требовала последовательного согласования с юристом и коммерческим директором, цепочка через почту занимала до 3 дней.
У руководства не было целостной картины: загрузка сотрудников, дедлайны и этапы конкретной заявки оставались непрозрачными.
Не хватало накопленной статистики по участию — анализ причин проигрышей и база успешных решений отсутствовали.
Формулировка задачи: Оцифровать полный цикл тендерной деятельности — от автоматической фиксации входящих процедур до анализа результатов. Построить воронку с контрольными точками, исключить ручную передачу задач, внедрить прозрачный маршрут согласования и накопить базу для будущих заявок.
3. Что сделали
Работу разбили на этапы:
Провели аудит текущих процессов и спроектировали целевую схему: совместно с тендерным отделом разложили путь заявки на этапы, определили триггеры для автоматизации, зоны ответственности и контрольные сроки.
Развернули корпоративный портал на базе Битрикс24: установили коробочную версию на собственный сервер клиента, выполнили базовую настройку портала
Выстроили воронку лидов и сделок: лид ведёт заявку от анализа документации до подачи предложения; после отправки КП автоматически формируется сделка с этапами — оценка результатов, участие в аукционе/конкурсе, подписание контракта, исполнение.
Внедрили автоматические задачи и уведомления: на каждом этапе система назначает ответственных с жёсткими дедлайнами, привязанными к дате окончания подачи, и напоминает за 2 дня до критического срока.
Настроили сквозной маршрут согласования КП: менеджер загружает проект, после чего он автоматически направляется юристу и коммерческому директору.
Реализовали дашборд для руководителя: в реальном времени видна воронка заявок, а также статистика побед и проигрышей с возможностью анализа причин.
Провели обучение: провели серию вебинаров для всей команды, записали видеоинструкции и передали регламент обработки тендерных процедур.
4. Результаты
Время подготовки и согласования КП сократилось с 3–4 дней до 1,5 дней — скорость выросла в 2 раза.
Полностью исключены просрочки подачи заявок благодаря контролю дедлайнов.
Конверсия в победу по тендерам выросла на 20% за счёт системной обработки и своевременной подачи предложений.
Руководитель в реальном времени видит статус каждой заявки, управляет приоритетами и равномерно распределяет нагрузку.
Сформирована база типовых КП и результатов тендеров — подготовка повторных заявок ускорилась на 30%.