- О клиенте
Средний производственный холдинг с штатом более 600 человек и активным наймом линейного персонала, инженеров и офисных специалистов.
- Отдел персонала — 4 HR-менеджера, которые работали с разрозненными файлами, почтой и мессенджерами.
- Ежемесячно в работе находилось до 30 открытых вакансий и более 200 активных кандидатов.
- Документы соискателей хранились на локальных дисках и в общих папках без чёткой структуры, найти резюме полугодовой давности было практически невозможно.
2. Задача клиента
Процесс подбора и ввода в должность был перегружен рутиной и тонул в коммуникациях.
Основные проблемы:
Основные проблемы:
- Не было единой воронки по вакансиям: HR-менеджеры не видели, сколько кандидатов на каком этапе, и забывали перезвонить после первичного скрининга.
- Карточки соискателей существовали в виде разрозненных файлов и сообщений в чатах — история общения и принятых решений терялась.
- Согласование собеседований с руководителями подразделений происходило через личные сообщения, время встреч постоянно сдвигалось, а подтверждения никто не фиксировал.
- Испытательный срок проходил бесконтрольно: новичок не знал, что и когда нужно пройти, а наставник не имел чёткого плана задач.
- Отсутствовало централизованное хранилище документов: анкеты, сканы паспортов, дипломов лежали в разных папках, что создавало риски утраты и усложняло поиск.
Формулировка задачи: Построить на базе Битрикс24 HR-платформу с воронкой подбора по каждой вакансии, структурой карточек кандидатов и сценариями адаптации. Оцифровать задачи по встречам с руководителями, создать адаптационные чек-листы для новичков и централизованно хранить все документы на Диске. Уложиться в три недели.
3. Что сделали
Реализовали проект спринтом, параллельно обучая HR-команду:
- Спроектировали воронку подбора: этапы — «Новый отклик», «Скрининг», «Интервью с HR», «Интервью с руководителем», «Проверка СБ», «Оффер», «Выход на работу». Для каждой вакансии создаётся отдельная воронка в виде смарт-процесса, что позволяет видеть движение по каждой позиции изолированно.
- Создали карточку соискателя как элемент смарт-процесса: в ней собраны контактные данные, желаемая должность, зарплатные ожидания, источники отклика и статус прохождения этапов. Вся история взаимодействия — звонки, письма, чаты — фиксируется в таймлайне.
- Настроили постановку задач на собеседования: при переводе кандидата на этап «Интервью с руководителем» система создаёт задачу для ответственного с выбором временных слотов, синхронизирует с календарём и отправляет уведомление обеим сторонам. После встречи руководитель оставляет краткий комментарий прямо в задаче.
- Оцифровали адаптационные чек-листы: для каждой должности разработали шаблон задач на испытательный срок — ознакомиться с регламентами, пройти вводный инструктаж, изучить продукт, встретиться со смежными отделами. При выходе новичка система автоматически генерирует персональный список с дедлайнами.
- Организовали централизованное хранение документов на Диске Битрикс24: все резюме, сканы трудовых, дипломов и подписанные офферы прикрепляются к карточке соискателя и автоматически сохраняются в структурированную папку с привязкой к вакансии и дате. При трудоустройстве карточка соискателя конвертируется в карточку сотрудника, а документы переносятся в личное дело.
- Провели экспресс-обучение HR-отдела и руководителей подразделений: два вебинара, короткие скринкасты и памятка по работе с платформой.
4. Результаты
- Среднее время закрытия вакансии сократилось на 30%: прозрачная воронка с этапами
- Новички видят полный план задач на испытательный срок, процент успешного прохождения адаптации вырос на 25%.
- Все документы соискателей и сотрудников хранятся в единой облачной структуре с разграничением прав доступа — поиск любого файла занимает секунды, риски утраты исключены.
- При уходе HR-менеджера его учётная запись блокируется мгновенно, база кандидатов и документы остаются в компании и передаются преемнику без потерь.