- О клиенте
Оптовая компания, поставляющая медицинское оборудование в частные клиники, диагностические центры и государственные учреждения.
- Отдел продаж из 8 менеджеров, использовали Битрикс24 для ведения сделок и коммуникаций.
- Бухгалтерия работала в 1С:УНФ — выставляла счета, контролировала поступление оплат, вела учёт.
- Данные о клиентах и заказах переносились вручную, что отнимало до 2 часов в день у каждого менеджера.
2. Задача клиента
Ручная передача информации между системами порождала хаос и замедляла работу. Основные проблемы:
Формулировка задачи: Настроить двусторонний обмен данными между CRM и 1С:УНФ, чтобы исключить ручной ввод, синхронизировать клиентскую базу и заказы, дать менеджерам доступ к информации об оплатах без выхода из CRM.
- Менеджеры вносили контрагентов и сделки дважды: сначала в CRM, затем в учётную систему, допуская опечатки и потерю данных.
- Бухгалтерия не видела контекста сделки: какое КП отправлено, на каких условиях договорились — это приводило к несогласованным счетам и путанице.
- Менеджеры не знали, оплачен ли счёт, и были вынуждены постоянно отвлекать бухгалтерию уточнениями.
- Невозможно было построить сквозную аналитику от первого контакта до поступления денег.
Формулировка задачи: Настроить двусторонний обмен данными между CRM и 1С:УНФ, чтобы исключить ручной ввод, синхронизировать клиентскую базу и заказы, дать менеджерам доступ к информации об оплатах без выхода из CRM.
3. Что сделали
Работу разбили на последовательные шаги:
- Провели аудит учётной схемы и нарисовали карту синхронизации: совместно с бухгалтерией и отделом продаж зафиксировали, какие поля и справочники должны обмениваться, определили правила конвертации данных и периодичность обмена.
- Настроили интеграционный слой между коробочным Битрикс24 и 1С:УНФ: развернули коннектор, обеспечили безопасную передачу пакетов по внутренней сети без участия сторонних сервисов.
- Синхронизировали справочник контрагентов: все клиенты из CRM автоматически создаются в 1С с заполненными реквизитами, дубли исключены благодаря проверке по ИНН.
- Настроили обмен сделками: после перехода сделки на этап «Договор подписан» в CRM автоматически формируется заказ в 1С; при поступлении оплаты статус сразу возвращается в карточку сделки.
- Реализовали видимость платежей для менеджеров: в CRM отображается актуальный статус оплаты счёта — «ожидает оплаты», «частично оплачен», «оплачен полностью».
- Провели тестовую миграцию и сверку данных: перед запуском сравнили выборочные записи по двум системам, исправили несоответствия, обучили сотрудников новому регламенту работы.
4. Результаты
- Полностью исключён двойной ввод: менеджеры работают только в CRM, все данные попадают в 1С автоматически — экономия до 10 часов в неделю на отдел.
- Ошибки ручного переноса (опечатки, дубли клиентов) сведены к нулю.
- Менеджеры в реальном времени видят статус оплаты счёта прямо в карточке сделки — количество запросов в бухгалтерию сократилось на 90%.
- Бухгалтерия видит этап сделки и детали договорённостей, что исключило несогласованные счета.
- Руководитель получил сквозной отчёт от лида до поступления денег — видно, на каких этапах теряются клиенты и какова реальная прибыльность сделок.